Deconstrumática. Revista online de arquitectura, ingeniería y construcción

Extranets de proyecto y obra

Por Eva Díaz y Jordi Ber

La gestión de proyectos es el arte de dirigir y coordinar recursos para conseguir un objetivo determinado en términos de calidad, coste, plazos y seguridad. Por eso los puntos clave de la gestión de proyectos son: planificación; comunicación y colaboración; medidas, seguimiento y control; y archivo de la documentación.
En la era de internet es lógico pensar que estos procesos del proyecto se han beneficiado ya de las nuevas tecnologías. No todos los agentes implicados lo saben y tampoco sacan el máximo partido de estas herramientas que facilitan todo el proceso constructivo.

Los proyectos actuales son mayores y más complejos que antes, con equipos de trabajo multidisciplinares y además suelen requerir plazos más cortos. La problemática principal de la gestión de los proyectos suele ser que la información está dispersa causando así islas digitales de información y generando problemas de comunicación, retrasos en la recepción la información clave para tomar decisiones… etc., en fin, menor eficacia en la gestión.

A través de una extranet, es fácil gestionar y acceder a toda la información y que todos los agentes implicados puedan consultarla just in time. Las herramientas disponibles en el mercado tienen sus propias características, pero generalizando, podemos decir que una extranet es un espacio común entre los participantes de un proyecto; que permite:
flujos de trabajo o workflow (gestión de peticiones de información, órdenes de cambios, precios contradictorios, gestión documental, etc.);
la visualización de documentos sin tener necesariamente el programario determinado y realizar anotaciones y cambios sobre los documentos en tiempo real
realizar un repositorio documental para subcontratistas (planos, pliego de condiciones, etc., o por ejemplo facilitar la subcontratación de actividades como la repografia de los documentos con un proveedor externo que tenga acceso a la extranet).

Agenda y planificación del proyecto y las tareas derivadas. Normalmente, dependiendo de la herramienta, se pueden establecer permisos para los usuarios para que tenga acceso sólo a aquellos documentos, calendarios y tareas que nos interese que acceda.

Con usuarios poco experimentados, la extranet se suele utilizar casi exclusivamente como una herramienta de gestión documental (planos) en el 80-100% de las acciones. Pero el desafío más grande para que una implementación de este tipo de herramientas tenga éxito es el factor humano: convencer a todas las partes del proyecto que vale la pena introducir una forma más colaborativa de trabajar, que es un win-win, que deben compartir más información y renunciar a procesos anticuados en papel. Es decir cambiar el chip en la forma de trabajar y en las relaciones entre propiedad-proyectista/dirección de obra-contratista. Como lo anterior es muy difícil, sucede que en las primeras etapas estas herramientas son repositorios de ficheros CAD muy caros porque no se usan el resto de funcionalidades de colaboración.

En nuestro artículo os proponemos algunos links a fabricantes de software de este tipo, así como una entrevista a uno de sus responsables, Alfonso García-Barbancho Fajardo de Proyecta de ASP. También os proponemos una visita a la empresa Wbcor Builders, una constructor a de California, que es el paradigma de empresa del sector en el uso intensivo de la tecnología.

Finalmente, esta es nuestra propuesta para este número, aún así, debéis saber que si empezáis y vuestro presupuesto es muy limitado, podéis introduciros en el mundo de la gestión de proyectos vía internet con algunas herramientas de menor coste, por ejemplo, podéis utilizar un blog gratuito como diario de una otra de todo el equipo o el Flickr o Picasa para subir todo el seguimiento fotográfico que se va haciendo de la obra, o utilizar una wiki como plataforma de colaboración. Bien, estas propuestas os permitirán digitalizar algunos procesos, aunque la diferencia es importante con una extranet que os permite gestionar de manera integral todo el proyecto. Vosotros decidís, aquí tenéis la información.


Entrevista a Alfonso García-Barbancho Fajardo

Director de Consultoría de Proyecta Soluciones Profesionales

¿Que es think project?
Es una tecnología de colaboración para proyectos de construcción. Permite capturar y compartir la información de un proyecto, de una manera controlada, procurando que todos trabajen en un entorno simple, compartido, seguro y buscable.

El sistema está localizado en un servidor web remoto y se puede acceder al entorno colaborativo desde cualquier parte, vía una conexión de Internet. Se crea así una plataforma centralizada de información del proyecto mediante el almacenamiento, el procesamiento y la distribución de documentos y planos a individuos o grupos de proyecto.

El acceso al sistema es mantenido y controlado por un administrador, utilizando una escala de niveles de seguridad. De forma que cada individuo o grupo va a poder acceder o va a poder procesar solo la información a la cual está autorizado.

Además de proporcionar una completa gestión documental, con control de versiones, también aporta información de la historia de cada documento, las comunicaciones y los procesos realizados dentro de la actividad del proyecto.

Incluye visualizadores integrados que permiten ver cualquier plano en múltiples formatos con funciones de marcación, revisión o anotación. También se pueden definir flujos de trabajo que permiten fijar estándares de, por ejemplo, revisión de planos, distribución de documentos, petición y gestión de ofertas, gestión de partes de trabajo, etc.

¿Como funciona think project?
Cada usuario entra mediante un nombre de usuario y una clave a un portal de Internet donde puede, en función de su nivel de acceso: buscar, ver y bajar cualquier documento o plano del proyecto; subir cualquier plano o documento nuevo o una versión nueva de los existentes; enviar o recibir mensajes vía e-mail, fax o carta; estructurar la información del proyecto de la forma más apropiada para sus necesidades; participar en los procesos o flujos de trabajo definidos por la empresa para la gestión del proyecto; recibir automáticamente informes periódicos con la información que precise, continuamente actualizada; recibir avisos en su correo particular, móvil o fax cada vez que hay nueva información relevante para el, consultar los datos de cualquiera de los participantes del proyecto; etc. think project! utiliza un sistema basado en la comunicación por lo que resulta muy intuitivo y fácil de aprender y usar.

¿Es un producto único o se puede personalizar?
No es un producto único cerrado, think project! es una plataforma abierta, compuesta de módulos independientes. Todos los módulos pueden personalizarse según las necesidades del cliente o del proyecto. También es posible configurar módulos nuevos totalmente adaptados a cada cliente.

¿Qué opciones de customización ofreceis?
think project! incluye un módulo de configuración que permite al cliente personalizar la plataforma según sus necesidades. Para ello no es necesario tener conocimientos de programación ni la utilización de servicios de programadores de think project!. Sin embargo esta tarea puede ser realizada también por los técnicos de Proyecta, si el cliente no desea formar a su personal de IT.

¿Qué conocimientos de informática tiene que tener el cliente?
Para utilizar think project! no es necesario ningún conocimiento especial de informática, basta con saber utilizar una herramienta de correo como por ejemplo, Outlook. Para personalizar think project! con el módulo de configuración y administrar el sistema, no es necesario conocimiento de programación alguno, basta con la realización de un curso de configuración con una duración de un máximo de 2 jornadas.

¿Es útil para todos los agentes del proceso constructivo?
Al ser una plataforma común de información, think project! se puede utilizar en cualquier fase de la vida de un proyecto. En la fase de diseño permite compartir información entre la propiedad y los arquitectos o ingenieros de diseño. En la fase de petición de ofertas, parte de la documentación de diseño se pone en manos de los distintos proveedores para la elaboración de sus propuestas y presupuestos. En la fase de construcción el contratista usa la misma plataforma con la información relevante de las 2 fases anteriores y los subcontratistas disponen de la información específica para sus trabajos. En la fase de uso, el contratista proporciona la documentación “as built” y otra información relevante para la realización del mantenimiento por el departamento de facility management y las empresas de mantenimiento subcontratadas.

¿Cuánto cuesta?
think project! no es un paquete cerrado, con un precio fijo. Su precio varía en función del tamaño del proyecto. El cálculo se realiza generalmente en base al número de usuarios y la cantidad de información almacenada y se tarifa mediante una cuota mensual. A modo de ejemplo, un paquete de 20 usuarios y 20 Gigas de datos, suficiente para un proyecto mediano, tiene una cuota de 890 € al mes.

¿Al software se accede vía web pero ofrecéis también alojamiento?
El acceso a think project! es siempre vía web pero se ofrece de varias formas distintas, en función de las necesidades del cliente o del proyecto:
1. Con alojamiento en nuestros servidores, en este caso se tarifa el uso del portal, el número de usuarios y la cantidad de almacenamiento.
2. Compra de licencias y alojamiento en nuestros servidores: en este caso se tarifa solo el mantenimiento del portal y las licencias, y el almacenamiento que se precise.
3. Compra de licencias y alojamiento en los servidores del cliente. En este caso, funciona de forma similar a la compra de licencias de software, se tarifa un contrato de mantenimiento del software adquirido para asegurar las actualizaciones y disponer de soporte técnico.

¿Cuál crees que es la mayor ventaja respecto a otro software?
La mayor ventaja es la flexibilidad para configurar la plataforma según las necesidades de cada empresa o proyecto. Las facilidades de configuración son tales que no hay 2 clientes con la misma configuración. Además, el propio cliente puede hacer crecer al sistema si la demanda de su negocio se lo exige. Un cliente puede comenzar, desde el primer día, con una solución estándar y ser capaz de adaptar y optimizar los procesos a su negocio en el transcurso del tiempo.

Otra ventaja diferencial es el sistema de organización de think project!: La organización de la información mediante carpetas dinámicas permite crear una o varias estructuras de organización de la información, incluso personalizadas para cada usuario, proyecto o empresa.

Por último destacar que think project! no es solo un gestor de documentos basado en la web sino que permite incorporar procesos complejos de comunicación, información e interrelación entre los participantes del proyecto.

+ información

Links

Construction Collaboration Technologies: An Extranet Evolution (Paperback)
Es la referencia en este tema. Incluye recomendaciones acerca de cómo implementar con éxito este tipo de herramientas en un equipo de proyecto / obra. Hace un repaso histórico de la evolución de estas herramientas. Proporciona un listado de las distintas soluciones disponibles en el mercado.

Fabricantes:
Proyecta ASP con la herramienta ThinkProject
Autodesk Buzzsaw
Bricsnet ProjectCenter
ATView

Alfonso García-Barbancho Fajardo
Director de Consultoría de Proyecta Soluciones Profesionales